Räätälöity raportti ja piilokulut

Kiire, manuaalinen työ, virheiden korjaaminen ja epäkäytännölliset työkalut nostavat työntekijöiden stressiä, turhautumista ja piilokuluja usealla toimialalla. Tämä koskee myös talousraportointia. Talousraportoinnin piilokulut ovat ylimääräisiä kuluja, jotka syövät työaikaa, heikentävät tilitoimiston kannattavuutta ja hidastavat kasvua. Raportoinnin piilokulut ovat ylimääräisiä ja huomaamattomia kuluja, jotka syövät työaikaa ja heikentävät tilitoimiston kannattavuutta ja hidastavat kasvua.

Hyvä uutinen on, että raportoinnin kustannuksia voi hallita ja merkittävästi vähentää oikeilla toimintatavoilla ja työkaluilla. Tässä blogissa käymme läpi, mistä nämä piilokulut syntyvät ja mitä piilokuluille voi tehdä.

1. Työkalun käyttöönotto ja opiskelu

Riippumatta siitä, teetkö raportin Excelissä, kirjanpito-ohjelmassa tai BI-työkalussa, niin uuden ohjelmiston käyttöönotto vaatii aina jonkin verran aikaa ja perehtymistä. Suurin kustannus ei kuitenkaan synny ohjelmiston kuukausihinnasta tai käyttöönottoprojektista, vaan ajasta, jonka tilitoimiston työntekijät käyttävät työkalun opiskeluun ennen kuin he voivat tuottaa asiakkailleen laadukkaita raportteja.

Vinkki

• Hyödynnä työkaluja, joista voit saada valmiit raportit klikkauksella.

Esimerkki piilokuluista: Jos kaksi työntekijää käyttää viikoittain yhteensä 5 tuntia ohjelmiston opetteluun, kuukausittain tämä aika voi kasvaa 40 tuntiin. Jos yhden työntekijän tuntihinta on 80 €, opiskelukustannukset ovat 40 x 80 € = 3 200 € kuukaudessa.

2. Räätälöidyn raportin luonti asiakkaalle

Räätälöityjen raporttien rakentaminen voi viedä paljon aikaa, erityisesti jos jokainen raportti tehdään alusta asti käsin asiakkaan tarpeen mukaan. Tämä ei kuitenkaan ole ainoa tapa toimia,  tehokkailla menetelmillä raportointia voi merkittävästi nopeuttaa.

Vinkit

• Hyödynnä valmiita malliraportteja

• Valitse automaattiset BI- ja raportointityökalut, jotka aidosti vähentävät manuaalista työtä.

• Keskustele asiakkaan kanssa ennakkoon ja määrittele tarkasti, millainen raportti parhaiten palvelee heidän tarpeitaan.

Esimerkki piilokuluista: Jos yhden räätälöidyn raportin tekeminen vie 10 tuntia ja kuukaudessa tehdään 5 raporttia, työntekijä käyttää tähän 50 tuntia. Tällöin kustannukset ovat 50 x 80 € =

4 000 € kuukaudessa.

3. Asiakkaan tarve ja raportin muutostyöt

Asiakaspalvelu ja raporttien räätälöinti ovat tärkeä osa laadukasta talouden neuvontapalvelua, mutta niiden hallinta voi joko tehostaa tai hidastaa toimintaa. On hyvä muistaa, että 80 % asiakkaiden tarpeista on toistuvia. Tämä tarkoittaa, että standardoitu raporttimalli kattaa suurimman osan vaatimuksista, ja vain pieni osa tarvitsee räätälöintiä.

Vinkit

• Tarjoa maksuton testikäyttö asiakkaillesi ja varmistat, että raportti vastaa tarvetta.

• Dokumentoi asiakkaan toiveet selkeästi, jotta raportin päivittäminen on nopeampaa.

• Suosi raporttimalleja, jotka ovat jo muiden asiakkaiden käytössä.

Esimerkki kustannuksista: Jos asiakas pyytää kerran kuukaudessa muutoksia raporttiin ja työntekijä käyttää keskimäärin 3 tuntia ohjelman uudelleen opiskeluun, tämä tarkoittaa 3 x 80 € = 240 € kuukaudessa.

4. Epäkäytännöllinen työkalu voi lisätä virheiden todennäköisyyttä

Jos käytät raporttia vain kerran kuukaudessa, monimutkaisen työkalun mieleen palauttaminen mieleen voi viedä aikaa ja lisätä virheiden riskiä. Tämä aiheuttaa ylimääräistä työtä ja pahimmillaan heikentävät asiakkaasi luottamusta.

Vinkit

• Suosi valmiita raporttimalleja.

• Varmista, että jokainen raportti tarkistetaan ennen lähettämistä.
  

Esimerkki piilokuluista: Jos virheiden korjaamiseen kuluu 6 tuntia kuukaudessa, kustannus on 6 x 80 € = 480 € kuukaudessa.

5. Hankala raportointi kuormittaa ja lisää stressiä

Vaikeakäyttöiset työkalut eivät vain maksa rahaa, vaan myös turhauttavat talouden ammattilaisia, kun aika on pois merkityksellisestä työstä eli asiakkaan talousneuvonnasta. Turhautuminen, kiire, tunnollisuus ja stressi voivat johtaa työn ilon ja merkityksellisyyden katoamiseen keneltä tahansa.

Vinkit

• Automatisoi rutiinityöt ja valitse työkalut, jotka tarjoavat työntekijöille lisää aikaa tuottavaan asiakastyöhön.

• Varmista, että tiimi saa riittävästi koulutusta ja tukea uusien työkalujen käyttöön.

• Luo selkeät prioriteetit ja työprosessit, jotka ehkäisevät kiirettä ja stressiä.

Esimerkki piilokuluista: Jos työntekijä tarvitsee keskimäärin 2 päivää vapaata kuukaudessa työkuorman vuoksi, tämä tarkoittaa 16 tuntia x 80 € = 1 280 € kuukaudessa.

Yhteenveto

Kun kaikki piilokustannukset lasketaan yhteen, ne voivat nousta merkittäviin summiin. Tässä esimerkissä:

• Ohjelmiston opiskeluun (40 tuntia): 3 200 €

• Räätälöityjen raporttien luomiseen (50 tuntia): 4 000 €

• Virheiden korjaamiseen (6 tuntia): 480 €

• Asiakaspalvelu ja muutostyöt (3 tuntia): 240 €

• Stressin aiheuttama poissaolo (16 tuntia): 1 280 €

Kokonaiskustannukset kuukaudessa 9 200 € ja vuodessa 110 400 €.

Näitä piilokustannuksia voidaan vähentää merkittävästi esimerkiksi hyödyntämällä vaivatonta riskrate BI- ja raportoinnin automaatiota, joka karsii 99% tuottamattomasta työstä.  Kun raportointia kehitetään aktiivisesti, tilitoimistosi voi tarjota asiakkaille entistä laadukkaampia palveluita ilolla ja vaivatta joka heijastuu myös asiakkaisiin.

Kuinka tiimisi voisi pudottaa 99% raportoinnin piilokuluista?

Keskustelmme mielellämme kanssanne, kuinka tiimisi voisi pudottaa 99% raportoinnin piilokuluista. Olemme täällä sinua varten. Voit varata ajan tiimimme kanssa tästä.

Start using riskrate free of charge. No manual work, hidden costs, set-up fees, or integration projects.

We think growing faster with less risk should be a basic right for every company.

Sign up and run your first financial report in less than 3 minutes.

Book a 30-minute demo.