%20(1)%20(1)%20(1)%20(1).png)
Stress, felsökning och opraktiska verktyg höjer stressen och frustrationen hos anställda samt dolda kostnader inom flera branscher. Detta gäller även för ekonomirapportering. Dolda kostnader i ekonomirapportering är extra utgifter som minskar lönsamheten för redovisningsbyrån och bromsar tillväxten.
Den goda nyheten är att rapporteringskostnader kan hanteras och minskas avsevärt med rätt arbetssätt och verktyg. I denna blogg går vi igenom var dessa dolda kostnader kommer ifrån och vad som kan göras för att eliminera dem.
1. Verktygsimplementering och inlärning
Oavsett om du skapar rapporten i Excel, bokföringsprogram eller BI-verktyg, kräver implementeringen av ny programvara alltid viss tid och inlärning. Den största kostnaden uppstår dock inte från programmets månadskostnad eller implementeringsprojektet, utan från hur mycket tid redovisningsbyråns anställda spenderar på att lära sig programmet innan de kan producera kvalitativa rapporter till sina kunder.
Tips
Utnyttja verktyg som gör det möjligt att få färdiga rapporter med ett klick.
Exempel på dolda kostnader: Om två anställda tillsammans spenderar 5 timmar per vecka på att lära sig programmet, kan denna tid växa till 40 timmar per månad. Om timpriset för en anställd är 80 €, blir utbildningskostnaden 40 x 80 € = 3 200 € per månad.
2. Skapande av anpassade rapporter för kunden
Att bygga anpassade rapporter kan ta mycket tid, särskilt om varje rapport görs från grunden manuellt enligt kundens behov. Detta är dock inte det enda sättet att arbeta; med effektiva metoder kan rapporteringen avsevärt snabbas upp.
Tips
Utnyttja färdiga mallrapporter
Välj automatiserade BI- och rapporteringsverktyg som verkligen minskar manuellt arbete
Diskutera i förväg med kunden och definiera noggrant vilken typ av rapport som bäst möter deras behov
Exempel på dolda kostnader: Om det tar 10 timmar att skapa en anpassad rapport och 5 rapporter skapas per månad, kommer den anställde att spendera 50 timmar på detta. Kostnaden blir då 50 x 80 € = 4 000 € per månad.
3. Kundens behov och ändringar i rapporter
Kundtjänst och anpassning av rapporter är en viktig del av högkvalitativ ekonomisk rådgivning, men hanteringen av dessa kan antingen effektivisera eller bromsa verksamheten. Det är bra att komma ihåg att 80 % av kundernas behov är återkommande. Detta innebär att en standardiserad rapportmall täcker de flesta kraven, och endast en liten del behöver anpassas.
Tips
Erbjud gratis testversioner till dina kunder för att säkerställa att rapporten uppfyller deras behov.
Dokumentera kundens önskemål tydligt för att göra uppdateringar av rapporter snabbare.
Föredra rapportmallar som redan används av andra kunder.
Exempel på kostnader: Om kunden begär ändringar i rapporten en gång i månaden och den anställde använder i genomsnitt 3 timmar för att återlära programmet, innebär det att kostnaden blir 3 x 80 € = 240 € per månad.
4. Opraktiska verktyg ökar risken för fel
Om du använder rapporten endast en gång i månaden, kan det ta tid att friska upp minnet om det komplexa verktyget, vilket ökar risken för fel. Detta leder till extra arbete och kan i värsta fall försämra kundens förtroende.
Tips
Föredra färdiga rapportmallar.
Se till att varje rapport kontrolleras innan den skickas.
Exempel på dolda kostnader: Om det tar 6 timmar per månad att rätta till fel, blir kostnaden 6 x 80 € = 480 € per månad.
5. Krånglig rapportering ökar arbetsbelastningen och stressen
Opraktiska verktyg kostar inte bara pengar, utan frustrerar också ekonomiprofessionella när tiden tas från meningsfullt arbete, nämligen kundens ekonomiska rådgivning. Frustration, stress, pliktkänsla och stress kan få vilken arbetare som helst att förlora arbetsglädje och känslan av mening.
Tips
Automatisera rutinuppgifter och välj verktyg som ger anställda mer tid för produktivt kundarbete.
Se till att teamet får tillräcklig utbildning och stöd för att använda de nya verktygen.
Skapa tydliga prioriteringar och arbetsprocesser för att förebygga stress och tidsbrist.
Exempel på dolda kostnader: Om en anställd behöver i genomsnitt 2 dagars ledighet per månad på grund av arbetsbelastning, innebär det 16 timmar x 80 € = 1 280 € per månad.
Sammanfattning
När alla dolda kostnader räknas samman kan de uppgå till betydande belopp. Här är ett exempel:
Studier av programvara (40 timmar): 3 200 €
Skapande av anpassade rapporter (50 timmar): 4 000 €
Felrättning (6 timmar): 480 €
Kundtjänst och ändringar (3 timmar): 240 €
Stressrelaterad frånvaro (16 timmar): 1 280 €
Totala kostnader per månad 9 200 € och per år 110 400 €.
Dessa dolda kostnader kan reduceras avsevärt genom att använda användarvänliga Riskrate BI- och rapporteringsautomatiseringsverktyg som minskar 99 % av det onödiga arbetet. Genom att aktivt utveckla rapporteringen kan din redovisningsbyrå erbjuda kunderna högre kvalitet på tjänsterna med glädje och lätthet, vilket också reflekteras hos kunderna.
Hur kan ditt team minska 99 % av dolda rapporteringskostnader?
Vi diskuterar gärna hur ditt team kan minska 99 % av de dolda rapporteringskostnaderna. Vi finns här för att hjälpa dig. Du kan boka en tid med vårt team här.
